A fase preparatória é a primeira etapa do processo licitatório e tem como objetivo garantir que a licitação seja bem estruturada antes de ser aberta. Nessa fase, a Administração Pública se organiza para que o processo de licitação ocorra de forma clara, eficiente e dentro da legalidade. Essa fase não envolve ainda a participação das empresas ou a apresentação de propostas, mas sim o planejamento e os documentos necessários para dar início à licitação.

Ela é fundamental porque nela são estabelecidos todos os parâmetros e condições do processo licitatório. Esses detalhes vão orientar o processo como um todo e garantir que a licitação tenha sucesso, evitando falhas ou irregularidades no futuro.

O que acontece na fase preparatória?

1. Estudo do Objeto da Licitação
   A Administração Pública define o que será licitado: obras, serviços, compras, entre outros. Essa definição é feita a partir de um estudo técnico detalhado sobre o que é necessário. Por exemplo, se a licitação for para construir um hospital, a Administração fará estudos sobre a necessidade de leitos, estrutura, equipamentos, localização e outros detalhes importantes do projeto.
2. Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico
   O termo de referência é o documento que detalha todas as especificações e condições do que será contratado. Ele contém a descrição do objeto da licitação, as exigências técnicas, o cronograma de execução, entre outras informações essenciais para a execução do contrato.
   Se for uma obra, o projeto básico será feito por engenheiros e arquitetos e conterá detalhes técnicos sobre a construção, como planta baixa, especificações de materiais, prazos de execução, entre outros.
3. Estimativa de Custos
   A Administração Pública realiza uma estimativa de custos, que é uma previsão dos valores necessários para a execução do contrato. Esse valor é importante porque serve como base para definir o orçamento da licitação e para avaliar se as propostas apresentadas pelas empresas estão dentro do limite estabelecido.
4. Definição dos Critérios de Julgamento
   Nessa fase, a Administração também decide quais serão os critérios de julgamento das propostas. Os critérios mais comuns são: menor preço, técnica e preço e melhor técnica. A escolha do critério depende da natureza do objeto da licitação e da importância de garantir que o contratado atenda aos padrões de qualidade necessários.
5. Definição das Condições de Habilitação
   A Administração também define quais são os documentos que os licitantes deverão apresentar para comprovar sua habilitação jurídica, técnica e econômica-financeira. Isso inclui, por exemplo, certidões negativas, comprovação de experiência em contratos similares e comprovação de capacidade financeira.

Exemplo: A Prefeitura de Vila Nova decidiu lançar uma licitação para a construção de um novo centro cultural, com o objetivo de melhorar o acesso à cultura para a população local. Antes de iniciar o processo licitatório, a Prefeitura passou por várias etapas da fase preparatória:

1. Estudo do Objeto
   A equipe da Prefeitura contratou um grupo de arquitetos e urbanistas para realizar um estudo sobre a necessidade de um novo centro cultural. Eles determinaram que o centro deveria ter salas de teatro, espaço para exposições e uma biblioteca comunitária. Esse estudo inicial serviu para definir as necessidades do projeto.
2. Elaboração do Termo de Referência
   Com base no estudo, a Prefeitura elaborou um termo de referência detalhado. O termo incluía informações sobre o tipo de construção necessária, os materiais a serem utilizados, os padrões de qualidade para cada sala e o cronograma de obras. Além disso, o termo de referência indicava que a obra deveria ser concluída dentro de 18 meses e que a empresa contratada teria que garantir a durabilidade e a acessibilidade do centro cultural.
3. Estimativa de Custos
   Para garantir que a licitação estivesse dentro dos limites orçamentários da Prefeitura, foi feita uma estimativa de custos. O valor estimado para a construção do centro cultural foi de R$ 5 milhões, com base em orçamentos de obras similares realizadas em outras cidades.
4. Definição dos Critérios de Julgamento
   A Prefeitura optou por adotar o critério de menor preço para escolher a empresa vencedora, já que o valor do projeto estava bastante fixado e a obra não exigia qualificação técnica avançada, além do controle de custos ser uma prioridade.
5. Definição das Condições de Habilitação
   A Prefeitura determinou que as empresas interessadas na licitação deveriam apresentar documentos que comprovassem sua capacidade técnica, como registros de obras semelhantes, e sua capacidade financeira, com balanços patrimoniais e certidões negativas de débito.

Com todos esses elementos preparados, a Prefeitura de Vila Nova estava pronta para seguir para a fase de divulgação do edital, conforme estipulado no Art. 17, e dar início ao processo licitatório.

Dicas 

1. Lembre-se da Sequência das Fases: A fase preparatória é a primeira, mas lembre-se de que ela é apenas o início. Depois dela, seguem a divulgação do edital, apresentação das propostas, julgamento, habilitação, recursos e, finalmente, a homologação.
2. Entenda o Propósito da Fase Preparatória: O foco dessa fase é garantir que a licitação seja bem planejada e que a Administração tenha todos os elementos necessários para realizar a licitação de forma transparente e eficiente.
3. Examine os Documentos:
   • Termo de Referência e Projeto Básico são documentos fundamentais dessa fase. A Administração deve detalhar com clareza o que será contratado para evitar dúvidas durante a execução do contrato.
4. Atente-se ao Orçamento: A estimativa de custos é uma das principais etapas da fase preparatória. Sem ela, a licitação pode ter problemas futuros, especialmente em relação a ajustes de preço.
5. Critérios de Julgamento: O menor preço é comum em licitações de obras e serviços, mas não se esqueça que o edital pode adotar técnica e preço ou melhor técnica dependendo do objeto da licitação.

Entender o funcionamento da fase preparatória é essencial, pois é onde começa todo o processo de licitação e onde a Administração define as bases para a contratação.

A fase preparatória é a primeira etapa do processo licitatório e tem como objetivo garantir que a licitação seja bem estruturada antes de ser aberta. Nessa fase, a Administração Pública se organiza para que o processo de licitação ocorra de forma clara, eficiente e dentro da legalidade. Essa fase não envolve ainda a participação das empresas ou a apresentação de propostas, mas sim o planejamento e os documentos necessários para dar início à licitação.

Ela é fundamental porque nela são estabelecidos todos os parâmetros e condições do processo licitatório. Esses detalhes vão orientar o processo como um todo e garantir que a licitação tenha sucesso, evitando falhas ou irregularidades no futuro.

O que acontece na fase preparatória?

1. Estudo do Objeto da Licitação
   A Administração Pública define o que será licitado: obras, serviços, compras, entre outros. Essa definição é feita a partir de um estudo técnico detalhado sobre o que é necessário. Por exemplo, se a licitação for para construir um hospital, a Administração fará estudos sobre a necessidade de leitos, estrutura, equipamentos, localização e outros detalhes importantes do projeto.
2. Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico
   O termo de referência é o documento que detalha todas as especificações e condições do que será contratado. Ele contém a descrição do objeto da licitação, as exigências técnicas, o cronograma de execução, entre outras informações essenciais para a execução do contrato.
   Se for uma obra, o projeto básico será feito por engenheiros e arquitetos e conterá detalhes técnicos sobre a construção, como planta baixa, especificações de materiais, prazos de execução, entre outros.
3. Estimativa de Custos
   A Administração Pública realiza uma estimativa de custos, que é uma previsão dos valores necessários para a execução do contrato. Esse valor é importante porque serve como base para definir o orçamento da licitação e para avaliar se as propostas apresentadas pelas empresas estão dentro do limite estabelecido.
4. Definição dos Critérios de Julgamento
   Nessa fase, a Administração também decide quais serão os critérios de julgamento das propostas. Os critérios mais comuns são: menor preço, técnica e preço e melhor técnica. A escolha do critério depende da natureza do objeto da licitação e da importância de garantir que o contratado atenda aos padrões de qualidade necessários.
5. Definição das Condições de Habilitação
   A Administração também define quais são os documentos que os licitantes deverão apresentar para comprovar sua habilitação jurídica, técnica e econômica-financeira. Isso inclui, por exemplo, certidões negativas, comprovação de experiência em contratos similares e comprovação de capacidade financeira.

Exemplo: A Prefeitura de Vila Nova decidiu lançar uma licitação para a construção de um novo centro cultural, com o objetivo de melhorar o acesso à cultura para a população local. Antes de iniciar o processo licitatório, a Prefeitura passou por várias etapas da fase preparatória:

1. Estudo do Objeto
   A equipe da Prefeitura contratou um grupo de arquitetos e urbanistas para realizar um estudo sobre a necessidade de um novo centro cultural. Eles determinaram que o centro deveria ter salas de teatro, espaço para exposições e uma biblioteca comunitária. Esse estudo inicial serviu para definir as necessidades do projeto.
2. Elaboração do Termo de Referência
   Com base no estudo, a Prefeitura elaborou um termo de referência detalhado. O termo incluía informações sobre o tipo de construção necessária, os materiais a serem utilizados, os padrões de qualidade para cada sala e o cronograma de obras. Além disso, o termo de referência indicava que a obra deveria ser concluída dentro de 18 meses e que a empresa contratada teria que garantir a durabilidade e a acessibilidade do centro cultural.
3. Estimativa de Custos
   Para garantir que a licitação estivesse dentro dos limites orçamentários da Prefeitura, foi feita uma estimativa de custos. O valor estimado para a construção do centro cultural foi de R$ 5 milhões, com base em orçamentos de obras similares realizadas em outras cidades.
4. Definição dos Critérios de Julgamento
   A Prefeitura optou por adotar o critério de menor preço para escolher a empresa vencedora, já que o valor do projeto estava bastante fixado e a obra não exigia qualificação técnica avançada, além do controle de custos ser uma prioridade.
5. Definição das Condições de Habilitação
   A Prefeitura determinou que as empresas interessadas na licitação deveriam apresentar documentos que comprovassem sua capacidade técnica, como registros de obras semelhantes, e sua capacidade financeira, com balanços patrimoniais e certidões negativas de débito.

Com todos esses elementos preparados, a Prefeitura de Vila Nova estava pronta para seguir para a fase de divulgação do edital, conforme estipulado no Art. 17, e dar início ao processo licitatório.

Dicas 

1. Lembre-se da Sequência das Fases: A fase preparatória é a primeira, mas lembre-se de que ela é apenas o início. Depois dela, seguem a divulgação do edital, apresentação das propostas, julgamento, habilitação, recursos e, finalmente, a homologação.
2. Entenda o Propósito da Fase Preparatória: O foco dessa fase é garantir que a licitação seja bem planejada e que a Administração tenha todos os elementos necessários para realizar a licitação de forma transparente e eficiente.
3. Examine os Documentos:
   • Termo de Referência e Projeto Básico são documentos fundamentais dessa fase. A Administração deve detalhar com clareza o que será contratado para evitar dúvidas durante a execução do contrato.
4. Atente-se ao Orçamento: A estimativa de custos é uma das principais etapas da fase preparatória. Sem ela, a licitação pode ter problemas futuros, especialmente em relação a ajustes de preço.
5. Critérios de Julgamento: O menor preço é comum em licitações de obras e serviços, mas não se esqueça que o edital pode adotar técnica e preço ou melhor técnica dependendo do objeto da licitação.

Entender o funcionamento da fase preparatória é essencial, pois é onde começa todo o processo de licitação e onde a Administração define as bases para a contratação.